1. Objetivos de Ingresos Instituciones:

OBJETIVO 1 Entregar en tiempo y forma para su registro contable y archivo, el soporte documental de ingresos por subsidios, proyectos, donativos y otros y poner a disposición el recurso recibido, apegado a la normatividad institucional.

FUNCION 1 Gestionar los Recursos Otorgados por concepto de ingresos por subsidios
FUNCION 2. Elaborar CFDi
FUNCION 3. Liquidar los Cfdi y armar el soporte documental para envío a la Dirección de contabilidad general.
FUNCION 4. Revisar los indicadores de cumplimiento de los objetivos y enviar a la Dirección de Sistema de Gestión de la Calidad.

OBJETIVO 2 Emitir en tiempo y forma las solicitudes de hojas de pago de IP para brindar un servicio de calidad al usuario y entregar en tiempo y forma para su registro contable y archivo, el soporte documental de ingresos propios de caja general.

FUNCION 1. Emitir hojas de pago (documento de la Universidad para realizar pagos referenciados en las instituciones bancarias)
FUNCION 2. Recibir y revisar los cortes de caja para su envió a la Dirección de Contabilidad General
FUNCION 3. Revisar los indicadores de cumplimiento de los objetivos y enviar a la Dirección de Sistema de Gestión de la Calidad.

OBJETIVO 3 Realizar y entregar con oportunidad y suficiencia las conciliaciones bancarias a la Dirección de Contabilidad General, apegado a la normatividad institucional.

FUNCION 1. Conciliar las cuentas bancarias
FUNCION 2. Enviar a la Dirección de Contabilidad General el soporte documental de las conciliaciones bancarias.
FUNCION 3. Revisar los indicadores de cumplimiento de los objetivos y enviar a la Dirección de Sistema de Gestión de la Calidad.

OBJETIVO 4 Obtener el grado de satisfacción de los usuarios entre los niveles de bueno y excelente al solicitar servicios de Ingresos Institucionales.

FUNCION 1. Realizar encuestas a los usuarios
FUNCION 2. Elaborar análisis de la Satisfacción al usuario y enviar a la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad

2. Objetivos de Egresos

OBJETIVO 1. Realizar con eficacia y eficiencia los pagos a través de cheques, para cumplir con las obligaciones contraídas por la institución, para brindar un servicio de calidad al usuario.

FUNCION 1. Recibir y revisar las solicitudes de recursos
FUNCION 2. Registrar por sistema las solicitudes correspondientes cumpliendo con la guía de tramites de la SAF.
FUNCION 3. Realizar los pagos programados por la SAF
FUNCION 4. Revisar los indicadores de cumplimiento de los objetivos y enviar a la Dirección de Sistema de Gestión de la Calidad.

OBJETIVO 2. Contribuir al control financiero, con la entrega oportuna a la DCG, de la documentación que ampara el egreso por cheques, para la validación del registro contable.

FUNCION 1. Revisar y armar paquetes del soporte documental y el recibo de cheque entregado para su envío a la Dirección de Contabilidad General.
FUNCION 2. Entregar oportunamente a la Dirección de Contabilidad General el soporte documental y el recibo de cheque entregado.
FUNCION 3. Revisar los indicadores de cumplimiento de los objetivos y enviar a la Dirección de Sistema de Gestión de la Calidad.

OBJETIVO 3. Obtener el grado de satisfacción de los usuarios entre los niveles de bueno y excelente al solicitar servicios de Ingresos Institucionales.

FUNCION 1. Realizar encuestas a los usuarios
FUNCION 2. Elaborar análisis de la Satisfacción al usuario y enviar a la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad

POLÍTICAS DE LA SAF

POLITICAS DE INGRESOS INSTITUCIONALES

A. Subsidios, Proyectos, Donativos y Otros

1. El monto de ingresos por conceptos de subsidios y su programación mensual se establecen, previo a su recepción, mediante convenios celebrados por la Universidad y el Gobierno Federal y Estatal.
   
2. Cada subsidio se deposita en cuenta bancaria concentradora que muestra puntual y claramente la obtención de los recursos, la obligación anterior subsiste con independencia de su estipulación en el convenio del subsidio.
   
3. La Universidad gestiona los recursos ante el Gobierno Federal y Estatal y solicita al Gobierno estatal su entrega, inmediatamente después de que le informan que el recurso federal fue enviado, de acuerdo al Calendario de Ministraciones para el Ejercicio. El subsidio estatal se gestiona los primeros días del mes correspondiente.
   
4. El registro contable de subsidios es responsabilidad de la Dirección de Contabilidad General, quien debe establecer cuentas especiales que identifiquen el tipo de recurso obtenido.
   
5. Los donativos en efectivo para fines específicos, serán aplicados de conformidad con lo estipulado en los acuerdos celebrados con el donante.
   
6. Los donativos en especie deben ser bienes en buen estado y de utilidad para la institución o dependencia solicitante o el estudiante.
   
7. El bien otorgado a la Universidad en donación, se debe acompañar del comprobante fiscal original que corresponda o de una carta del donante en la que se describan las características y el valor del mismo.
   
8. En todos los casos de donativos, la Universidad expedirá un CFDi por el importe, que cumpla con requisitos fiscales; en el caso de las donaciones en especie, se deberá anexar una relación de los bienes.
   
9. El tratamiento fiscal de donaciones, herencias y legados en especie o en efectivo, se regirán por lo estipulado en la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
   
10. Las UO que en su oportunidad cuenten con proyectos u otros ingresos  financiados, se emitirán por parte de la SAF el CFDi por estos conceptos.
    
11. Los Titulares de UO cuando no presenten la ficha de depósito bancaria al solicitar el CFDi de Proyectos u otros ingresos, firmarán carta compromiso para que durante el ejercicio entreguen la ficha de depósito, de no cumplir deberán presentar documento ante la SAF para justificarlo, teniendo de plazo para presentarlo a más tardar dentro de tres meses posteriores a la fecha de emisión y si no fue liquidado se cancelará el CFDi. Cuando un trámite con carta compromiso se liquide con hoja de pago se cancelará dicho trámite y se genera un nuevo CFDi  por la WEB.
    
12. Todos los ingresos por conceptos por Subsidios, Proyectos, de acuerdo a lo establecido por las disposiciones fiscales deberán estar amparados por CFDi.
    
13. Cuando el usuario solicite un CFDi con la Hoja de pago original pagada, y/o constancia de pago, se podrán expedir estos comprobantes, el cual no será enviado a la DCG debido a que el ingreso que contiene este CFDi ya fue registrado al momento de registrar el archivo electrónico proporcionado por las instituciones bancarias.
    
14. En caso de siniestros la recuperación del ingreso se hará a través de la emisión de CFDi de conformidad con los convenios con las aseguradoras.
    
15. La SAF establece el compromiso institucional de enviar a la DCG el soporte documental completo, a más tardar 5 días hábiles después de recibir la documentación completa de subsidios, proyectos, donativos y otros, excepto en periodos vacacionales en los cuales la SAF entregará a la DCG este soporte documental a más tardar en el mes en que su personal se reintegren a sus labores.
    
16. Si en alguna área del proceso existiera faltante de personal por permisos y/o cualquier otro motivo, un integrante de la SAF realizará sus funciones.
    
17. El número de encuestas realizadas para medir la satisfacción de los usuarios se hará de conformidad con lo establecido por el SG.
    
18. El personal del proceso que cumpla la edad biológica para el IMSS y/o establecida en el perfil de puesto y no se jubile seguirá activo en el proceso.
    
19. Cuando se inicie con un nuevo objetivo de la calidad, el reporte del cumplimiento de la meta contará con un periodo de prueba de 6 meses a partir de la fecha de la versión del documento.

B. Ingresos Propios

1. Las solicitudes de hojas de pago de ingresos propios requeridas por las UO, se realizarán a través de página http://siia.uasnet.mx/sif. esta se encuentra ligada a la página http://siia.uasnet.mx/sace/ y deben especificar: ciclo, proceso de inscripción, colegiatura, exámenes extraordinarios o preinscripciones, unidad académica, (clave y nombre de UO), programa académico, Periodo de pago, cantidad de hojas de pago solicitadas, el importe de la hoja de pago, el tipo normal o exonerado, conceptos solicitados.
   
2. La emisión de las hojas de pago, se hará en un plazo no mayor de cinco días hábiles.
   
3. Al revisar las solicitudes de hojas de pago y éstas no cumplan con los requisitos no será recibida y se regresa al usuario, por este motivo serán depuradas del monitoreo. Asimismo, cuando dichas solicitudes aparezcan capturadas en la consulta del monitoreo y no sean recibidas por la SAF y/o Web, serán depuradas en un plazo no mayor de 5 días hábiles.
   
4. Los pagos en la Ventanilla de Recepción de Caja General se reciben de 9:00 AM a 14:30 PM, de lunes a viernes.
   
5. La Caja General debe elaborar y revisar los cortes de caja diariamente, después de las 14:30 horas y se depositan en una caja de seguridad.
   
6. Por todo cobro de servicios que solicita el usuario se expedirá hoja de pago de ingresos debidamente sellado.
   
7. El depósito en banco se hará, de acuerdo al programa semanal de recolección de valores del Servicio Panamericano, acreditando los recursos captados en la cuenta de la Universidad.
   
8. El reembolso de los IP solo se hará cuando por razones de la institución no se llevará a cabo la impartición del curso del ciclo escolar o del servicio que fue solicitado.
   
9. Cuando por algún motivo se solicite devolución de monto pagado en la Caja General, el usuario debe presentar la hoja de pago y su copia respectiva en la Ventanilla de Trámites Generales de la Secretaria de Administración y Finanzas, de acuerdo a lo establecido en el proceso de Egresos (VTG).
   
10. La liquidación de ingresos propios de los cortes de la Caja General, se debe realizar a más tardar 10 días hábiles posteriores al mes reportado.
    
11. La SAF expedirá y entregará estados de cuenta solo a los titulares de las UO o a la persona formalmente autorizada por su titular.
    
12. La SAF recibe del Banco, archivo electrónico de hojas pagadas, para su alta diariamente, al inicio de la jornada.
    
13. La SAF establece el compromiso institucional de enviar a la DCG el Reporte mensual de soporte documental de ingresos institucionales (ingresos propios) de caja general, a más tardar el día 15 del mes siguiente al reportado, excepto en periodo vacacional, que será entregado a más tardar el día 20 del siguiente mes.
    
14. Los usuarios deben cubrir con efectivo o con Tarjeta Bancaria (crédito o débito) el pago completo del servicio solicitado en Caja General.
    
15. Queda estrictamente prohibido utilizar el efectivo cobrado por concepto de cuotas de recuperación para sufragar gastos, sin haberse depositado en la cuenta bancaria que corresponda.
    
16. Todos los conceptos por Ingresos Propios, de acuerdo a lo establecido por las disposiciones fiscales deberán estar amparados por CFDi.
    
17. Si en alguna área del proceso existiera faltante de personal por permisos y/o cualquier otro motivo, un integrante de la SAF realizará sus funciones.
    
18. El número de encuestas realizadas para medir la satisfacción de los usuarios se   hará de conformidad con lo establecido por el SG.
    
19. El personal del proceso que cumpla la edad biológica establecida en el perfil de              puesto y no se jubile en la UAS o pensione ante el IMSS, y este siga activo, continuará en el proceso.
    
20. Cuando se inicie con un nuevo objetivo de la calidad, el reporte del cumplimiento de la meta contará con un periodo de prueba de 6 meses a partir de la fecha de la versión del documento.

C. Conciliaciones Bancarias

1. Los estados de cuenta que presente el banco a la UAS deben apegarse a las disposiciones normativas vigentes en la materia, establecidas por la SHCP de no contar con el estado de cuenta del banco se imprimirán cortes de movimientos de estado de cuenta en la banca electrónica.
   
2. Los auxiliares bancarios deben ser revisados por la DCG, previo a la impresión de los mismos por parte de la SAF, a efectos de poder elaborar la conciliación bancaria.
   
3. Toda conciliación bancaria debe cumplir con los preceptos normativos establecidos en las Normas de Información Financiera.
   
4. La SAF establece el compromiso institucional de enviar a la DCG las conciliaciones bancarias, a más tardar el día 20 del siguiente mes que se reporta en la conciliación, excepto en periodos vacacionales en los cuales la SAF entregará a la DCG las conciliaciones bancarias a más tardar en 15 días hábiles a partir de la fecha de reincorporación a las labores. Si la conciliación bancaria no es correcta para la DCG y la regresa a la SAF se tendrá un plazo de 3 días hábiles para su corrección y entregar de nuevo a la DCG.
   
5. Si en alguna área del proceso existiera faltante de personal por permisos y/o cualquier otro motivo, un integrante de la SAF realizará sus funciones.
   
6. El número de encuestas realizadas para medir la satisfacción de los usuarios se hará de conformidad con lo establecido por el SG.
   
7. El personal del proceso que cumpla la edad biológica establecida en el perfil de puesto y no se jubile en la UAS o pensione ante el IMSS, y este siga activo, continuará en el proceso.
   
8. Cuando se inicie con un nuevo objetivo de la calidad, el reporte del cumplimiento de la meta contará con un periodo de prueba de 6 meses a partir de la fecha de la versión del documento.

POLÍTICAS DE EGRESOS

1. La SAF tiene como política institucional brindar una atención expedita a los usuarios.
   
2. Es obligación de la Institución cubrir los pagos, a través de la emisión de cheques, a los que tienen derecho los universitarios y los proveedores en general.
   
3. Los proveedores deberán presentar para su pago el archivo electrónico de la factura debidamente requisitada.
   
4. La documentación del empleado sólo será recibida si cumple con las disposiciones financieras establecidas en la Guía de Trámites de Egresos y en apego a lo establecido en el CCT Vigente.
   
5. Para entregar un cheque del titular de las UO cuando no puedan recibirlo personalmente deben autorizar por escrito a uno o más tramitadores, quienes deberán identificarse y firmar de recibido a la recepción del cheque, debiendo regresar el recibo firmado por el beneficiario a la VP, salvo autorizaciones especiales del titular de la SAF. Asimismo, tratándose de proveedores de la UR zona centro, el titular de las UO podrá autorizar por escrito a una o más personas para que le sean entregados los cheques de su U.O, quien deberá identificarse previamente a la recepción del mismo.
   
6. Para el tipo de trámite Reposición de gastos y pago a proveedores de las unidades organizacionales autorizadas por el titular de la SAF, se enviará un memorándum con copias de las facturas al Departamento de Auditoría Interna, para que a su vez el interesado envíe las facturas originales para su revisión, una vez revisadas, se enviará a la SAF con dictamen anexo firmado por el Titular del Departamento de Auditoría Interna para su registro en la VTG.
   
7. Cuando un beneficiario de cheque otorgue poder a otra persona, deberá hacerlo en formato de carta poder con las firmas correspondientes, debiendo entregar la carta poder original y copia de identificación del otorgante y aceptante al momento de recibir cada cheque. Los titulares de las UO podrán recibir como tramitador cheques de personal adscrito a su dependencia y de sus proveedores. En caso de que el beneficiario sea menor de edad, sus padres o tutores presentarán su identificación oficial y copia del acta de nacimiento del menor.
   
8. Los titulares de las U.O. que reciban un Fondo Revolvente, deberá hacer su respectiva comprobación de la aplicación del Fondo ante las instancias correspondientes.
   
9. Las solicitudes del tipo de trámite Fondo Revolvente sólo serán recibidas por el importe que haya sido comprobado en las partidas entregadas anteriormente. Existe un tope en el importe mensual de las U.O.
   
10. Los cheques emitidos por la SAF deberán ser por la cantidad autorizada y entregados de acuerdo a la consulta de trámites con fecha promesa y al tipo de concepto de pago, considerando: la disponibilidad de recursos, prioridad del concepto a cubrir, tiempos en que se archivan las solicitudes de pagos y otros elementos de interés.
    
11. Todo cheque emitido por la SAF y entregado al usuario, se deberá firmar de acuse de recibo en un horario de Lunes a Viernes de 9:00 A.M. a 3:00 P.M., y en caso de depósito del cheque a la cuenta bancaria del beneficiario se anexará la ficha de depósito en original.
    
12. La SAF sólo recibirá documentos de los usuarios que cumplan con los requisitos establecidos en la Guía de Trámites de Egresos.
    
13. Los trámites encontrados con errores, posterior a su registro contable, serán cancelados y remitidos a la DCG.
    
14. Los cheques no recogidos en vigencia de tres meses, serán cancelados y remitidos a la DCG, previa autorización del titular de la SAF.
    
15. Los pagos derivados de convenios con instituciones públicas deberán atender a las disposiciones normativas de los convenios firmados.
    
16. Cuando la Institución, a través de la SAF reciba ingresos para su custodia, éstos deberán ser entregados en tiempo, cantidad y forma, de acuerdo a los convenios o acuerdos estipulados por las partes interesadas.
    
17. Los cheques en custodia del área de impresión de cheques con antigüedad de 3 días hábiles se cancelarán cuando el titular de la SAF gire la instrucción.
    
18. Sólo se podrán autorizar a la UO partidas extraordinarias para financiar programas especiales, previa autorización del C. Rector y/o el Secretario de Administración y Finanzas, siempre y cuando ésta no ponga en riesgo la capacidad de pago de la Institución.
    
19. Todo soporte documental que ampara el cheque deberá quedar debidamente justificada y amparada en la DCG, de acuerdo a los plazos estipulados en el objetivo de la calidad.
    
20. Para cubrir Adeudos de Ejercicios Fiscales anteriores, deberá estar registrado su pasivo en sistema al cierre del ejercicio anterior.
    
21. Los cheques de proveedores podrán ser entregados con carta de autorización de cobro con membrete de la empresa, la cual se entregará por única vez al momento de entregar el primer cheque a la persona autorizada en la misma. A los proveedores de las unidades regionales podrán ser entregados como tramitador al vicerrector y/o a una persona que el vicerrector autorice por escrito, quien deberá identificarse previamente a la recepción del cheque.
    
22. El personal de presupuesto reclasificará los trámites de Fondo Revolvente, emitidos por la SAF una vez que el cheque fue cobrado en el Banco, el cual no fue aplicado el gasto para la partida que lo solicitaron. Una vez cerrado el mes se tendrá que reclasificar del mismo capítulo en que se emitió el cheque.
    
23. Si en alguna área del proceso existiera faltante de personal por permisos y/o cualquier otro motivo, un integrante de la SAF realizará sus funciones.
    
24. El número de encuestas realizadas para medir la satisfacción de los usuarios se hará de conformidad con lo establecido por el SGC.
    
25. Cuando se inicie con un nuevo objetivo de la calidad, el reporte del cumplimiento de la meta contará con un periodo de prueba de 6 meses a partir de la fecha de la versión del documento.
    
26. El Titular de la Dirección General de Escuelas Preparatorias, podrá recibir cheques como tramitador de proveedores y empleados de las Unidades Académicas de Nivel Medio Superior.
    
27. Las partidas entregadas que se tiene que comprobar ante Auditoría Interna de la UAS, se tendrán que comprobar a más tardar un mes después de recibido el cheque en la VP. Asimismo, todas las partidas se deberán comprobar en el mismo ejercicio fiscal.
    
28. El registro de solicitudes de trámites (SOL) se elaborará cuando no exista la partida presupuestal y/o no esté identificado el fondo.
    
29. El personal del proceso de egresos deberá identificar los riesgos del procedimiento de egresos que afecten a su área respectiva, atendiendo la matriz de riesgos y oportunidades.
    
30. Los cheques recibidos como tramitador, que no hayan sido entregado al beneficiario, se deberán devolver a la VP a más tardar un mes después de recibido el cheque, excepto los cheques entregados a la Junta de Conciliación y Arbitraje y los de proyectos especiales (PFCE, PROMEP). Asimismo, deberán devolver a la VP el recibo de entrega de cheques firmado por el beneficiario a más tardar un mes después de recibir el cheque.